Mine utvalgte arbeidsverktøy

15. mai 2019

I dette innlegget skal jeg dele en oversikt over sentrale verktøy og tjenester jeg bruker i mitt enkeltmannsforetak. Siden jeg registrerte enkeltmannsforetaket i 2016 har jeg vært innom en del ulike måter å organisere kommunikasjon, filer, økonomi og gjøreoppgaver på. Fellesnevneren for hvordan jeg har kommet dit jeg er i dag, er at det er viktig for meg å gjøre det så enkelt som mulig. Det betyr både ukompliserte informasjonsstrukturer og systemer som snakker i lag, men også å unngå sammenkoblinger mellom systemer som krever mer vedlikehold enn tiden det tar å gjøre arbeidet manuelt.

Illustrasjon: Colourbox

Kommunikasjon

E-post er min foretrukne kommunikasjonskanal. Jeg har hatt egen e-postadresse for enkeltmannsforetaket og prøvd ut Googles Gsuite, og jeg har forsøkt å koble e-posten til supportsystemer. Men for et småskala enkeltmannsforetak har det vært for lite aktivitet til at egne løsninger har bidratt til en enklere jobb. Så per i dag bruker jeg min private e-postadresse hos http://gmail.comGmail, og velger heller å bruke filterfunksjonen for å automatisk gi merkelapper på e-poster fra eksisterende kunder. Eksempel: Alle innkommende e-poster med avsenderdomenet @eksempel.no får merkelappen Eksempel.

Filer og lagring

I en mappe på min datamaskin har jeg en mappe per kunde. På grunn av at kundene har ulike behov og tjenester som jeg bistår med, så har jeg ulike undermapper i disse. Det er ingen forsøk på en streng og felles mappestruktur på tvers av ulike kunder. Men jeg har gjerne en mappe som heter Arkiv eller tilsvarende, hvor jeg dumper gamle filer i steden for å slette de. Man vet aldri når man får bruk for noe igjen. I tillegg har jeg en kryptert mappe for kunden dersom sensitive opplysninger skal bli lagret.

Økonomi

I 2018 tok jeg i bruk Fiken. Det blir brukt både til regneskap, fakturering og timeføring for min del. Pluss at kontrakter mellom meg og kundene, og andre viktige selskapsdokumenter (les enkeltmannsforetaksdokumenter) blir lagret der. Før Fiken hadde jeg et Excel-ark med timer, et annet med regnskap, fakturering via SendRegning og andre dokumenter på min datamaskin.

Gjøreoppgaver

Kundebestillinger og andre gjøreoppgaver holder jeg styr i Trello. En bestilling kommer gjerne på e-post eller muntlig, og jeg noterer det i Trello fortøpende. I tillegg legger jeg ved filer og tekst om det medfølger. I blant er en bestilling så liten at eg gjør den i det e-posten kommer inn. For enkelthets skyld legger jeg den da ikke inn i Trello. Alle utførte oppgaver blir registrert i Fiken på en detaljert faktura til kunden. For de som ikke kjenner til Trello, så er det et program for avanserte gjøremålslister. I en oversikt (på en tavle) kan man ha flere lister (en type kolonner), og i listene kan man legge inn små kort med tekst, lister, bilder og så videre. For de som bruker Trello er mitt oppsett en tavle som heter Asbjørn Ness Web. På tavlen har jeg en liste per kunde, og så legger jeg til oppdrag som kort i den. Jeg gir oppdragene/kortene utløpsfrister som jeg bruker aktivt.

Oppsummering

Den måten jeg driver på i dag er stort sett ikke laget for å vokse mye. Men den fungerer enkelt og utmerket i mitt enkeltmannsforetak. Den viktigste delen av driften min, foruten å selge tjenester, er jobben jeg gjør i Fiken. Det er også den eneste delen av driften jeg gjør mer ut av enn nødvendig, fordi jeg tilpasser meg vekst og vil gjøre ting grundig fra starten av. Det gjelder da å kategorisere tjenestene som produkter, kjøre bankavstemming på egen bedriftskonto. Ting som strengt tatt ikke er et krav for små enkeltmannsforetak.

Spørsmål og innspill?

Er det noe i teksten som er uklart? Har du noen innspill og forslag til noe jeg burde se nærmere på? Gå til Kontakt-siden for å finne mine kontaktopplysninger.

Les også

Min tekniske arbeidsflyt som webutvikler (25. mars 2017)

Kategorier

Arbeidsrutiner